Otrzymałem parę pytań odnośnie poprzedniego wpisu, więc teraz postaram się na nie odpowiedzieć.
Planowanie to takie skomplikowane zadanie. Trudno jest też aktualizować plany. Po co więc planować?
Najlepszą radą, której mogę udzielić, jest wypróbowanie obu sposobów i przekonanie się, jak to działa u ciebie. Chociaż najlepiej byłoby to robić przez wystarczająco długi okres czasu, taki jak 90 dni, to możesz wykonać prosty, kilkudniowy eksperyment. Przez jeden dzień nie rób planu i zobacz, co się stanie - żyj i pracuj tak, jak robiłbyś to normalnie. Jeśli chcesz, możesz nawet użyć wczorajszego dnia jako przykładu. Ale w nocy przed kolejnym dniem poświęć 30 minut, by ustalić jasne cele na jutro (trzy to dobra ilość), zaplanuj szczegóły tych celów tak, by stworzyć listę rzeczy ''do zrobienia''. Potem stwórz harmonogram swojego dnia - nie tylko dnia pracy, ale całego dnia, od momentu przebudzenia aż do pójścia spać. Niech twoim celem będzie dzień ambitny, ale taki, któremu możesz podołać; zdopinguj się trochę, ale pamiętaj, by było to osiągalne. Pomyśl o tym, co uznałbyś za absolutnie najlepsze wykorzystanie danego dnia. Całe planowanie wykonaj sam, w ciszy, bez rozpraszania się. Potem przeżyj ten dzień zgodnie ze swoim planem - najlepiej jak potrafisz.
Po przeżyciu dnia pierwszego i drugiego możesz zdecydować, który bardziej ci się podobał. Możesz robić notatki na temat tego, czego doświadczyłeś pod koniec każdego z tych dni, lub możesz po prostu zaufać swoim odczuciom; na przykład oceń każdy dzień w skali od 1 do 10. Pomyśl o tym, gdzie znajdziesz się za rok, jeśli doświadczysz 365 dni pierwszych lub 365 dni drugich. Pamiętaj, że nie ma tutaj z góry ustalonej dobrej lub złej odpowiedzi. Wybór zależy od twoich osobistych wartości.
Podczas drugiego dnia prawdopodobnie okaże się, że rzeczy nie do końca będą szły zgodnie z planem. To normalne. Ale nawet jeśli nie wszystko poszło idealnie, jak dobrze było w porównaniu do dnia pierwszego? Czy wyniki okazały się lepsze, czy gorsze? I czy były warte ekstra 30 minut poświęconych na tworzenie planu?
Z drugiej strony, jeśli nie chcesz poświęcać całego dnia na wykonanie tego eksperymentu, przedstawię ci krótszą wersję. Zarezerwuj sobie dwa dwugodzinne bloki podczas dzisiejszego dnia. Nie ma znaczenia, kiedy nastąpią, ale byłoby najlepiej, żebyś doświadczał wtedy mniej więcej tego samego poziomu energii i żeby nie różniły się pod względem ilości rzeczy, które mogłyby cię rozproszyć.
Jeśli nie możesz zarezerwować dwóch odpowiadających sobie bloków w ten sam dzień, to zrób to podczas dwóch odrębnych dni. To twoja decyzja. W zasadzie, jeśli chciałbyś, to mógłbyś jako przykładowego pierwszego bloku użyć dwóch godzin, które dopiero co przeżyłeś. Za to przy drugim dwugodzinnym bloku spędź pierwszy kwadrans tworząc szczegółową listę wszystkiego, co chcesz w jego ramach zrobić. Potem zaplanuj pozostałą 1 godz. 45 minut przynajmniej z dokładnością co do 15 minut. Następnie stosuj się do planu. Sprawdź, który blok czasu będzie podobał ci się bardziej.
Trudno jest aktualizować swoje plany, ale plan sam w sobie nie jest tak ważny jak zwyczaj planowania. To idea przewidywania przyszłości w celu ulepszenia decyzji podejmowanych w danym momencie jest kluczem w planowaniu. Korzyścią z napisanego planu jest fakt, że pozwala ci natychmiastowo odświeżyć swoją wizję przyszłości w każdej chwili, wystarczy go tylko przeczytać.
Jaki jest związek między planowaniem a wizualizacją?
Uważam planowanie za narzędzie służące do wizualizacji, ale nie odwrotnie. Planowanie pozwala ci stworzyć mentalny model przyszłości. A rozpisany plan sprawia, że ten model pozostaje spójny. Każdy plan jest w jakimś stopniu niedokładny, ponieważ nigdy nie wiemy, jaka okaże się przyszłość. Co więcej, sama przyszłość jest czysto umysłowym konstruktem - iluzją. Nigdy nie istniejesz w przyszłości, istniejesz tylko w teraźniejszości. Planowanie i wizualizacja nie tworzą więc przyszłości. Wszystko, czego dokonują, to wpłynięcie na teraźniejszość. Poprzez używanie spójnej, wewnętrznie zgodnej wizji przyszłości przy podejmowaniu codziennych decyzji zaczynasz iść w kierunku sukcesu, a ostatecznie osiągasz swoje cele.
Nie tworzę planów i zazwyczaj nie mam problemu z osiąganiem tego, co sobie założę. Planowanie wydaje się być przesadą. Czemu więc zawracać sobie nim głowę?
Jeśli nie masz żadnych naprawdę dużych celów, nie potrzebujesz planu. Ale wtedy prawdopodobnie tanio się sprzedajesz. Na przykład, jeżeli ustalisz sobie, że chcesz zwiększyć swój dochód w pracy o 10% w tym roku, i spodziewasz się, że to nastąpi, jeśli po prostu będziesz wciąż pracował tak jak dotychczas, to po co byłby ci do tego szczegółowy plan? Nie potrzebowałbyś go. Ale to raczej nie jest duży cel, prawda?
A co by było, gdybyś ambitnie postanowił zwiększyć swój przychód w tym roku o 100%, a jesteś świadomy, że to niemożliwe w twojej obecnej pracy? Będziesz zmuszony oczyścić stare, dobre szare komórki z pajęczyn i trochę pomyśleć. Jest to rodzaj sytuacji, w której musisz wyobrazić sobie, gdzie chciałbyś być za rok - po to, żeby wiedzieć, co musisz robić przez następne miesiące. Prawdopodobnie w ogóle nie jest jasne, jaki powinien być twój pierwszy krok. Są duże szanse, że istnieje jakiś sposób osiągnięcia twojego celu, ale droga, która do niego prowadzi, nie jest już taka oczywista. Takie przedsięwzięcie wymaga, żebyś był proaktywny i konsekwentny w swoich działaniach; nie możesz po prostu biernie dopłynąć do tak ambitnego celu jak ten.
Wyobraź sobie powyższy scenariusz. Co by było, gdybyś po około 15 godzinach pracy stworzył plan pokazujący ci dokładnie, krok po kroku, co musisz zrobić, żeby zwiększyć swój dochód dwukrotnie w przyszłym roku? Plan mówi ci bardzo wyraźnie, od czego powinieneś zacząć. W dodatku brzmi sensownie - nie jest łatwy, ale wygląda na to, że jeśli będziesz go wykonywał, prawdopodobnie osiągniesz cel. Czy wtedy 15 godzin byłoby opłacalną inwestycją?
Z drugiej strony - co by się stało, gdybyś spróbował zwiększyć swój dochód o 100% i nie miał planu, który opisuje jak to zrobić, ale wciąż próbowałbyś podejmować najlepsze możliwe decyzje? Najprawdopodobniej będziesz miał wtedy o wiele więcej wątpliwości przy dokonywaniu wyborów, a to skłoni cię do ich odwlekania. Czy powinieneś dążyć do dużego awansu w swojej firmie? Szukać nowej pracy? Zrezygnować z etatu i rozkręcić własny biznes? Rozpocząć budowanie półetatowego biznesu przy zachowaniu dotychczasowej pracy? Udzielać dorywczo konsultacji? Nigdy nie poczujesz się wystarczająco pewnie przy żadnym z tych wyborów, dopóki nie stworzysz sobie wyraźnej mentalnej wizji, obrazującej dokąd każda z tych dróg cię zaprowadzi.
Zagmatwane myślenie prowadzi do niepewności i wahania. Jasne myślenie ułatwia odważne i konsekwentne działanie. A bardzo ambitne plany z reguły wymagają odwagi i konsekwencji. Jeśli więc czujesz, że w gruncie rzeczy nie potrzebujesz planów, to po pierwsze jest duża szansa, że nie stawiasz przed sobą celów, które byłyby wyzwaniem, a po drugie - nie wymagasz od siebie zbyt wiele. Jeśli tak chcesz żyć, to świetnie. Tylko dlaczego w takim razie czytasz tego bloga? Dlaczego nie chcesz spróbować czegoś bardziej ambitnego? Postanów sobie, że podwoisz swój dochód w ciągu roku. Albo napiszesz książkę i ją wydasz. Albo spędzisz miesiąc w kraju, w którym nigdy nie byłeś. Albo rzucisz palenie i schudniesz 25 kg.. cokolwiek naprawdę cię inspiruje.
Fajna rzeczą w przypadku wielu celów jest to, że same w sobie są właściwie gotowymi planami. Na przykład, jeśli chcesz przebiec maraton, to istnieją sześciomiesięczne programy treningowe, z których możesz korzystać. Jeśli będziesz je po prostu automatycznie, codziennie wykonywał, stopniowo zbudujesz wymagany poziom wytrzymałości i będziesz zdolny co najmniej skończyć ten maraton. To nie znaczy, że używanie już stworzonych planów jest choć trochę łatwiejsze niż podążanie za tymi, które stworzyłeś od zera. Jednak używanie planów innych ludzi może pomóc ci zaoszczędzić trochę czasu.
Kiedyś próbowałem rozpisywać sobie plany, ale nigdy nie działały, więc po prostu dałem sobie spokój z tym wszystkim. Czy coś jest ze mną nie tak?
To nie tak. Wszystko z tobą w porządku. Dobre planowanie to bardzo, bardzo trudna rzecz. Jest to umiejętność jak każda inna, której nauczenie wymaga ogromnej cierpliwości i praktyki. Jeśli po prostu siadasz, tworzysz plan, a ten nie działa, nie wiń za to samego planowania. Raczej pomyśl, że musisz dalej rozwijać swoją umiejętność w planowaniu i/lub wykonywaniu planu. Zdolność do stawiania sobie ambitnych celów, tworzenia planów i podążania nimi przez całą drogę do zwycięstwa, to zdolność, której opanowanie może zająć całe życie.
Jak właściwie tworzysz plan? Jakich narzędzi używasz?
Przez lata wypróbowałem wiele różnych narzędzi do planowania i ''zarządzania życiem''. Na temat niektórych mam silnie wyrobione zdanie. Jestem pewny, że wielu ludzi by się ze mną nie zgodziło. To normalne. Opinia na temat poniższych narzędzi to moja osobista opinia oparta na moich własnych doświadczeniach.
MS Outlook - Kupa gówna. Slogan reklamujący ten program powinien brzmieć: "Od Golgafrinchan, dla Golgafrinchan". (Golgafrinchanie - mieszkańcy czerwonej, półpustynnej planety z książki Douglasa Adamsa "Autostopem przez galaktykę" - przyp. tłum.). Wiem, że niektórzy kochają Outlooka. Ja do nich nie należę. Największy problemem tego programu jest jego nieelastyczność. Jesteś zmuszony do używania konkretnego, standardowego modelu do tworzenia planów i harmonogramów. Jestem zbyt "niezręczny", żeby móc trawić ten program przez dłużej niż tydzień. A jeśli nie wiesz czym jest Golgafrinchan, to przykro mi to mówić - prawdopodobnie jesteś jednym z nich.
Franklin Planner - Tandeta, zarówno w papierowej, jak i komputerowej wersji. Ponownie, problem stanowi nieelastyczność. Musisz wkupić się do Franklinowskiego modelu świata. Ten model jest świetny do niektórych projektów, ale kiepski do innych.
OPA Life Planner - Całkowity gniot. Ten program - oparty na modelu planowania Rezultat-Cel-Działanie (Outcome-Purpose-Action) Tony'ego Robbinsa ma więcej błędów niż można sobie wyobrazić. Później nazwa została zastąpiona nowym akronimem, RPM (Rapid Planning Method) - Metoda Szybkiego Planowania. W dodatku do programu jest także papierowa wersja, jak we Franklin Plannerze. Ale wciąż problemem jest nieelastyczność programu, musisz w nim przyzwyczaić się do określonego paradygmatu.
Palmtopy i inne urządzenia PDA - niebo dla Golgafrinchan. Mimo, że ta technologia znacznie się poprawiła od kiedy po raz pierwszy kupiłem mojego palmtopa IIIxe parę lat temu (teraz, oczywiście, leży w szafie), to wciąż większość podręcznych organizatorów jest ledwie warta uwagi. Malutki ekranik, brak elastyczności i niewygodny, męczący interfejs (kartka i długopis są często szybsze) sprawia, że nie jest on najlepszym wyborem. Lubię myśleć w sposób nieszablonowy, bez szufladkowania, a ta szufladka jest bardzo mała.
Podczas drugiego dnia prawdopodobnie okaże się, że rzeczy nie do końca będą szły zgodnie z planem. To normalne. Ale nawet jeśli nie wszystko poszło idealnie, jak dobrze było w porównaniu do dnia pierwszego? Czy wyniki okazały się lepsze, czy gorsze? I czy były warte ekstra 30 minut poświęconych na tworzenie planu?
Z drugiej strony, jeśli nie chcesz poświęcać całego dnia na wykonanie tego eksperymentu, przedstawię ci krótszą wersję. Zarezerwuj sobie dwa dwugodzinne bloki podczas dzisiejszego dnia. Nie ma znaczenia, kiedy nastąpią, ale byłoby najlepiej, żebyś doświadczał wtedy mniej więcej tego samego poziomu energii i żeby nie różniły się pod względem ilości rzeczy, które mogłyby cię rozproszyć.
Jeśli nie możesz zarezerwować dwóch odpowiadających sobie bloków w ten sam dzień, to zrób to podczas dwóch odrębnych dni. To twoja decyzja. W zasadzie, jeśli chciałbyś, to mógłbyś jako przykładowego pierwszego bloku użyć dwóch godzin, które dopiero co przeżyłeś. Za to przy drugim dwugodzinnym bloku spędź pierwszy kwadrans tworząc szczegółową listę wszystkiego, co chcesz w jego ramach zrobić. Potem zaplanuj pozostałą 1 godz. 45 minut przynajmniej z dokładnością co do 15 minut. Następnie stosuj się do planu. Sprawdź, który blok czasu będzie podobał ci się bardziej.
Trudno jest aktualizować swoje plany, ale plan sam w sobie nie jest tak ważny jak zwyczaj planowania. To idea przewidywania przyszłości w celu ulepszenia decyzji podejmowanych w danym momencie jest kluczem w planowaniu. Korzyścią z napisanego planu jest fakt, że pozwala ci natychmiastowo odświeżyć swoją wizję przyszłości w każdej chwili, wystarczy go tylko przeczytać.
Jaki jest związek między planowaniem a wizualizacją?
Uważam planowanie za narzędzie służące do wizualizacji, ale nie odwrotnie. Planowanie pozwala ci stworzyć mentalny model przyszłości. A rozpisany plan sprawia, że ten model pozostaje spójny. Każdy plan jest w jakimś stopniu niedokładny, ponieważ nigdy nie wiemy, jaka okaże się przyszłość. Co więcej, sama przyszłość jest czysto umysłowym konstruktem - iluzją. Nigdy nie istniejesz w przyszłości, istniejesz tylko w teraźniejszości. Planowanie i wizualizacja nie tworzą więc przyszłości. Wszystko, czego dokonują, to wpłynięcie na teraźniejszość. Poprzez używanie spójnej, wewnętrznie zgodnej wizji przyszłości przy podejmowaniu codziennych decyzji zaczynasz iść w kierunku sukcesu, a ostatecznie osiągasz swoje cele.
Nie tworzę planów i zazwyczaj nie mam problemu z osiąganiem tego, co sobie założę. Planowanie wydaje się być przesadą. Czemu więc zawracać sobie nim głowę?
Jeśli nie masz żadnych naprawdę dużych celów, nie potrzebujesz planu. Ale wtedy prawdopodobnie tanio się sprzedajesz. Na przykład, jeżeli ustalisz sobie, że chcesz zwiększyć swój dochód w pracy o 10% w tym roku, i spodziewasz się, że to nastąpi, jeśli po prostu będziesz wciąż pracował tak jak dotychczas, to po co byłby ci do tego szczegółowy plan? Nie potrzebowałbyś go. Ale to raczej nie jest duży cel, prawda?
A co by było, gdybyś ambitnie postanowił zwiększyć swój przychód w tym roku o 100%, a jesteś świadomy, że to niemożliwe w twojej obecnej pracy? Będziesz zmuszony oczyścić stare, dobre szare komórki z pajęczyn i trochę pomyśleć. Jest to rodzaj sytuacji, w której musisz wyobrazić sobie, gdzie chciałbyś być za rok - po to, żeby wiedzieć, co musisz robić przez następne miesiące. Prawdopodobnie w ogóle nie jest jasne, jaki powinien być twój pierwszy krok. Są duże szanse, że istnieje jakiś sposób osiągnięcia twojego celu, ale droga, która do niego prowadzi, nie jest już taka oczywista. Takie przedsięwzięcie wymaga, żebyś był proaktywny i konsekwentny w swoich działaniach; nie możesz po prostu biernie dopłynąć do tak ambitnego celu jak ten.
Wyobraź sobie powyższy scenariusz. Co by było, gdybyś po około 15 godzinach pracy stworzył plan pokazujący ci dokładnie, krok po kroku, co musisz zrobić, żeby zwiększyć swój dochód dwukrotnie w przyszłym roku? Plan mówi ci bardzo wyraźnie, od czego powinieneś zacząć. W dodatku brzmi sensownie - nie jest łatwy, ale wygląda na to, że jeśli będziesz go wykonywał, prawdopodobnie osiągniesz cel. Czy wtedy 15 godzin byłoby opłacalną inwestycją?
Z drugiej strony - co by się stało, gdybyś spróbował zwiększyć swój dochód o 100% i nie miał planu, który opisuje jak to zrobić, ale wciąż próbowałbyś podejmować najlepsze możliwe decyzje? Najprawdopodobniej będziesz miał wtedy o wiele więcej wątpliwości przy dokonywaniu wyborów, a to skłoni cię do ich odwlekania. Czy powinieneś dążyć do dużego awansu w swojej firmie? Szukać nowej pracy? Zrezygnować z etatu i rozkręcić własny biznes? Rozpocząć budowanie półetatowego biznesu przy zachowaniu dotychczasowej pracy? Udzielać dorywczo konsultacji? Nigdy nie poczujesz się wystarczająco pewnie przy żadnym z tych wyborów, dopóki nie stworzysz sobie wyraźnej mentalnej wizji, obrazującej dokąd każda z tych dróg cię zaprowadzi.
Zagmatwane myślenie prowadzi do niepewności i wahania. Jasne myślenie ułatwia odważne i konsekwentne działanie. A bardzo ambitne plany z reguły wymagają odwagi i konsekwencji. Jeśli więc czujesz, że w gruncie rzeczy nie potrzebujesz planów, to po pierwsze jest duża szansa, że nie stawiasz przed sobą celów, które byłyby wyzwaniem, a po drugie - nie wymagasz od siebie zbyt wiele. Jeśli tak chcesz żyć, to świetnie. Tylko dlaczego w takim razie czytasz tego bloga? Dlaczego nie chcesz spróbować czegoś bardziej ambitnego? Postanów sobie, że podwoisz swój dochód w ciągu roku. Albo napiszesz książkę i ją wydasz. Albo spędzisz miesiąc w kraju, w którym nigdy nie byłeś. Albo rzucisz palenie i schudniesz 25 kg.. cokolwiek naprawdę cię inspiruje.
Fajna rzeczą w przypadku wielu celów jest to, że same w sobie są właściwie gotowymi planami. Na przykład, jeśli chcesz przebiec maraton, to istnieją sześciomiesięczne programy treningowe, z których możesz korzystać. Jeśli będziesz je po prostu automatycznie, codziennie wykonywał, stopniowo zbudujesz wymagany poziom wytrzymałości i będziesz zdolny co najmniej skończyć ten maraton. To nie znaczy, że używanie już stworzonych planów jest choć trochę łatwiejsze niż podążanie za tymi, które stworzyłeś od zera. Jednak używanie planów innych ludzi może pomóc ci zaoszczędzić trochę czasu.
Kiedyś próbowałem rozpisywać sobie plany, ale nigdy nie działały, więc po prostu dałem sobie spokój z tym wszystkim. Czy coś jest ze mną nie tak?
To nie tak. Wszystko z tobą w porządku. Dobre planowanie to bardzo, bardzo trudna rzecz. Jest to umiejętność jak każda inna, której nauczenie wymaga ogromnej cierpliwości i praktyki. Jeśli po prostu siadasz, tworzysz plan, a ten nie działa, nie wiń za to samego planowania. Raczej pomyśl, że musisz dalej rozwijać swoją umiejętność w planowaniu i/lub wykonywaniu planu. Zdolność do stawiania sobie ambitnych celów, tworzenia planów i podążania nimi przez całą drogę do zwycięstwa, to zdolność, której opanowanie może zająć całe życie.
Jak właściwie tworzysz plan? Jakich narzędzi używasz?
Przez lata wypróbowałem wiele różnych narzędzi do planowania i ''zarządzania życiem''. Na temat niektórych mam silnie wyrobione zdanie. Jestem pewny, że wielu ludzi by się ze mną nie zgodziło. To normalne. Opinia na temat poniższych narzędzi to moja osobista opinia oparta na moich własnych doświadczeniach.
MS Outlook - Kupa gówna. Slogan reklamujący ten program powinien brzmieć: "Od Golgafrinchan, dla Golgafrinchan". (Golgafrinchanie - mieszkańcy czerwonej, półpustynnej planety z książki Douglasa Adamsa "Autostopem przez galaktykę" - przyp. tłum.). Wiem, że niektórzy kochają Outlooka. Ja do nich nie należę. Największy problemem tego programu jest jego nieelastyczność. Jesteś zmuszony do używania konkretnego, standardowego modelu do tworzenia planów i harmonogramów. Jestem zbyt "niezręczny", żeby móc trawić ten program przez dłużej niż tydzień. A jeśli nie wiesz czym jest Golgafrinchan, to przykro mi to mówić - prawdopodobnie jesteś jednym z nich.
Franklin Planner - Tandeta, zarówno w papierowej, jak i komputerowej wersji. Ponownie, problem stanowi nieelastyczność. Musisz wkupić się do Franklinowskiego modelu świata. Ten model jest świetny do niektórych projektów, ale kiepski do innych.
OPA Life Planner - Całkowity gniot. Ten program - oparty na modelu planowania Rezultat-Cel-Działanie (Outcome-Purpose-Action) Tony'ego Robbinsa ma więcej błędów niż można sobie wyobrazić. Później nazwa została zastąpiona nowym akronimem, RPM (Rapid Planning Method) - Metoda Szybkiego Planowania. W dodatku do programu jest także papierowa wersja, jak we Franklin Plannerze. Ale wciąż problemem jest nieelastyczność programu, musisz w nim przyzwyczaić się do określonego paradygmatu.
Palmtopy i inne urządzenia PDA - niebo dla Golgafrinchan. Mimo, że ta technologia znacznie się poprawiła od kiedy po raz pierwszy kupiłem mojego palmtopa IIIxe parę lat temu (teraz, oczywiście, leży w szafie), to wciąż większość podręcznych organizatorów jest ledwie warta uwagi. Malutki ekranik, brak elastyczności i niewygodny, męczący interfejs (kartka i długopis są często szybsze) sprawia, że nie jest on najlepszym wyborem. Lubię myśleć w sposób nieszablonowy, bez szufladkowania, a ta szufladka jest bardzo mała.
Długopis i kartka - Jeden z moich ponadczasowych faworytów. Jest tani, w miarę szybki, łatwo dostępny i niesamowicie elastyczny. Spróbuj narysować mapę myśli na ekranie palmtopa, albo jednocześnie sprawdzić swój harmonogram dnia, listę rzeczy do zrobienia i plany na najbliższy kwartał na jego malutkim ekraniku. Kartki papieru mają to do siebie, że możesz je porozkładać i szybko przechodzić od jednej strony do drugiej - to ogromne pole działania. Programy próbują naśladować elastyczność papieru, ale jest on wciąż lepszy i szybszy do pewnych rzeczy. Oczywiście, ogromną wadą pisania na kartkach jest to, że trudno jest zapisy zmieniać i aktualizować. I jestem pewny, że kilka innych problemów z papierem także zdołasz wymyślić.
Zwykły edytor tekstu - Nieźle. Nie jest do końca tak elastyczny jak papier, ale wciąż bardziej niż specjalnie do tego stworzone programy. Możesz używać takiej metody planowania, jakiej zapragniesz, i możesz je zmieniać bez potrzeby zmieniania programu. Możesz używać różnych modeli przy różnych częściach swojego planu - patrzeć na plan jako całość lub skupiać się na szczegółach - to twój wybór.
Action Outline - To ogólnie mój ulubiony program, używam go do poważnego planowania. Korzystam z niego każdego dnia. Na pierwszy rzut oka nie wygląda wcale jak narzędzie do planowania. Działa jak kombinacja Windows Explorera i Worda. Po lewej stronie ekranu mamy rozwijaną listę plików, a po prawej stronie znajduje się zwykłe okno edycji tekstu.
Program pozwala tworzyć fragmenty tekstu - o czymkolwiek zechcesz - i organizować je w hierarchiczną strukturę. Potem możesz rozwijać i skracać elementy tej struktury, patrząc na swoje plany z ogólnego poziomu albo dokopując się do szczegółów w jakiejś konkretnej sekcji. Najbardziej w Action Outline lubię to, że dba za ciebie o utrzymanie hierarchicznej konstrukcji planów, ale nie zmusza cię do korzystania z jakiegokolwiek modelu planowania. Mógłbyś go użyć jedynie jako edytora tekstu i wypisać cały plan w jednym pliku. Masz też możliwość stworzenia całego planu w rozwijanym szkicowniku, bez potrzeby używania edytora tekstu. Możesz połączyć obydwa sposoby. Kiedy wypróbowuję różne metody planowania, odkrywam, że to oprogramowanie zawsze może się dostosować. Raz użyłem go do stworzenia planu na nadchodzące 90 dni, innym razem do naszkicowania książki, jeszcze innym do napisania przemowy. A przede wszystkim program jest nadzwyczaj szybki, prędko można przełączyć jedną część planu na inną. Polecam ściągnięcie darmowej wersji próbnej (trial), jeśli ci się podoba. W internecie są także inne podobne programy, ale to jest mój osobisty faworyt.
Jakie dokumenty tworzysz, żeby zarządzać swoim czasem i jak ich używasz?
Kalendarz - Po pierwsze, mam całoroczny, papierowy kalendarz, jedna strona na każdy miesiąc. Kupuję nowy co roku. Przy moim stylu życia sprawuje się bardzo dobrze. Mój plan dnia nie jest wypełniony wcześniej umawianymi spotkaniami, więc bardzo mała część mojej pracy musi być wykonana w konkretnych dniach czy godzinach. Jeśli miałbym dużo spotkań o określonych porach, stosowałbym prawdopodobnie coś bardziej wyszukanego. Nie używam kalendarza do sporządzania harmonogramu dnia, służy on tylko do zanotowania rzeczy, które muszą wydarzyć się przy konkretnej dacie. Na przykładzie przyszłego tygodnia mogę zobaczyć, że mam zebranie Toastmasters w środę, spotkanie z moim planistą finansowym w czwartek i konkurs wygłaszania przemów w sobotę. To wszystkie z moich spotkań w tym tygodniu.
Lista Wartości i Deklaracja Misji - mam listę wartości, które wyznaję, jak i swoją osobistą życiową misję. Kiedykolwiek muszę podjąć naprawdę ważną, długofalową decyzję, biorę je pod uwagę. Obie te rzeczy są zachowane w programie Action Outline, więc mogę do nich zerknąć w każdej chwili.
Moim celem życiowym jest: głęboko się troszczyć, łączyć w duchu zabawy, intensywnie kochać wspaniałomyślnie się dzielić; radośnie poszukiwać, uczyć, wzrastać i rozwijać się; oraz kreatywnie, mądrze i honorowo służyć najwyższemu dobru wszystkich.
Lista Celów - Jest to lista wszystkich moich długofalowych zamierzeń (na 3 miesiące lub dłużej wprzód). Osiągnięcie niektórych z nich zajmie mi co najmniej dekadę. Wszystkie cele są podzielone na kategorie (fizyczne, towarzyskie, związane z karierą, finansowe, itd). Tę listę także mam w Action Outline. Zaglądam do niej co najmniej raz w tygodniu i uaktualniam co 1-2 tygodnie.
Lista Projektów - To lista wszystkich moich projektów zachowana w Action Outline. W celu stworzenia tej listy rozdrabniam moje wielkie cele na indywidualne zadania, które mogą być zmierzone i osiągnięte. Na przykład, jeśli zakładam zarobienie pewnej sumy pieniędzy, to projekt określałby co muszę zrobić, żeby je zarobić. Te projekty są posortowane pod względem priorytetów, i często pod tytułem każdego z nich dodaję notatki, zawierające kilka konceptów ich realizacji. Jeśli więc nagle wpadają mi do głowy jakieś pomysły związane z nieaktywnym projektem, mogę szybko je tam wypisać i powrócić do pracy nad projektem obecnym.
90-Dniowy Plan - To mój plan tego, co będę musiał zrobić podczas nadchodzących 90 dni, tak jak to omawiałem w poprzednim wpisie dotyczącym planowania. Także prowadzę go w Action Outline. Jest przeze mnie sprawdzany codziennie i aktualizowany każdego tygodnia. A co 3 miesiące tworzę go zupełnie od nowa.
30-Dniowe Cele i Plany - Ten dokument zawiera moje krótkoterminowe cele i plany tego, co chcę zrobić podczas nadchodzących 30 dni. Zapisany jest w Action Outline. Zaglądam do niego i uaktualniam co najmniej raz w tygodniu. Celem tego dokumentu jest zadbanie o pierwsze 30 dni z mojego 90-dniowego planu i rozbicie go do większych szczegółów. Jest dużo ponownego przepracowywania pomiędzy tym dokumentem a 90-dniowym planem.
30-Dniowy Harmonogram - Tutaj moje 30-dniowe cele i plany dzielę tydzień po tygodniu i dzień po dniu. Planuję tylko 1-2 tygodnie naprzód. Biorę moje cele na nadchodzące 30 dni i upraszczam je do indywidualnych kroków, a potem decyduję, w które dni je wykonam. Nie używam do tego kalendarza. Stosuję listę dni w Action Outline, więc bardzo łatwo i szybko mogę wszystko edytować (klikając i przeciągając zadania myszką). Mogę też zobaczyć, co zaplanowałem na wiele dni wprzód. Uzupełniam też listę o spotkania z mojego papierowego kalendarza. Ze wszystkich metod ustalania planu zajęć, które wypróbowałem, ta jest najbardziej efektywna. Za jednym kliknięciem mogę uruchomić Action Outline i sprawdzić mój harmonogram, dodając lub usuwając różne pozycje kiedykolwiek zechcę. Kalendarz papierowy służy głównie do długoterminowego planowania, które przekracza 30 dni, nie potrzebuję go na krótsze okresy. Ten harmonogram polega na przypisywaniu zadań do konkretnych dni, nie jest to nic bardziej szczegółowego. Uaktualniam go codziennie.
Codzienna Lista Rzeczy Do Zrobienia - Pod koniec każdego dnia sprawdzam w wyżej wspomnianym harmonogramie, co mam do zrobienia w nadchodzącym dniu. Następnie w moim notatniku tworzę listę rzeczy do zrobienia, która zawiera zarówno zadania związane z moimi celami, jak i spontaniczne obowiązki, które mogły się pojawić w ciągu ostatniej doby, jak np. odpowiadanie na telefony. Ta lista zawiera zarówno osobiste, biznesowe zadania jak i jakiekolwiek spotkania. Po wypunktowaniu rzeczy do zrobienia tworzę plan nadchodzącego dnia godzina po godzinie. Lubię pracować w 2-godzinnych blokach, więc zazwyczaj dzielę moje dni na kilka takich kawałków z przerwami/czasem na posiłki między każdym z nich. Potem przypisuję zadania z mojej listy do każdego z kawałków. Teraz mogę zobaczyć jak będzie wyglądało jutro. Zwykle takie zaplanowanie kolejnego dnia zajmuje mi 10-15 minut. W tym samym czasie często edytuję też mój miesięczny harmonogram. Rzadko się zdarza, że jakiś dzień pójdzie zgodnie z planem - to udaje się tylko w 20% przypadków. Zazwyczaj zrobię mniej albo więcej niż planowałem. Ale to w porządku - z planem wciąż wykonam więcej zadań niż bez niego.
Skrzynka odbiorcza - Jest to plastikowa tacka na moim biurku. Każda kartka, która przychodzi do mojego biura, musi najpierw iść do tej skrzynki: poczta, ulotki biznesowe, notatki z konferencji, i tak dalej. Co parę dni wprowadzam wszystkie informacje ze skrzynki do mojego systemu, przerabiając je w cele, projekty, podejmowanie działań lub po prostu wypełniając je do odesłania. Kiedy piszę ten tekst, moja skrzynka zawiera listę zadań z ostatniego spotkania Toastmasters, notatki z 3-godzinnego wykładu na temat mikrobiologii i zdrowia, na którym byłem w czwartek, i biznesowy artykuł, który chcę przejrzeć dla nowych pomysłów.
Skrzynka nadawcza - To plastikowa tacka pod moją skrzynką odbiorczą. Zawiera wszystko, co musi opuścić moje biuro, jak np. pocztę do wysłania. Przez większość czasu jest pusta.
Szafka na akta - szafka z 4 szufladami znajduje się w zasięgu ręki, więc używam jej do magazynowania wszystkiego, co chciałbym zachować na później. Rzeczy, które przybywają do mojej skrzynki odbiorczej zazwyczaj skończą w szafce na dokumenty, w koszu na śmieci lub w skrzynce nadawczej.
Mam nadzieję, że powyższy tekst unaoczni wam, jak zarządzam swoim czasem. Lubię ten system. Działa u mnie bardzo dobrze i ciągle próbuję go ulepszać. W związku z tym, że większość informacji jest przechowywana w Action Outline, mogę wyświetlić te dokumenty za jednym kliknięciem. Nie ma czasu straconego na ładowanie programu, bo zawsze jest uruchomiony w tle, a każdy z tekstów gotowy do zobaczenia w każdej chwili. Jest to o wiele szybsze niż używanie edytora tekstu. Mogę przełączać między poszczególnymi dokumentami jednym kliknięciem myszki. Prawdopodobnie zaglądam do Action Outline z tuzin razy na dzień ;)
0 komentarze:
Prześlij komentarz